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新官上任的小陳
業務一部的小陳因為去年度工作表現良好，深受業務部黃經理的喜愛，由於業務一課的課長職缺空缺很久，因此黃經理將小陳晉升為業務一部的課長，並於一月一日生效。業務一部除了小陳之外，還有五位工作夥伴。兩位資深業務，老張與老李；一個與小陳同期進公司的業務助理小美，一位剛進單位的菜鳥業務小林。雖然小陳熟悉自己本身的業務工作，但是平時工作都是由黃經理直接交辦，自己並沒有規劃與帶領的經驗。
兩位資深業務，老張年資8年，績效很好，一直是單位裡的頂尖業務員，但是特立獨行，常按照自己的方式進行報價，不按照主管的指示辦理，讓黃經理常常火冒三丈卻無可奈何。老李做了10年，業績表現平平，但他也覺得無所謂，對於工作就是有做就好。兩位資深同仁都未曾被晉升，小陳來了單位三年，就因表現良好而拔擢成為課長。
和小陳同期的業務助理小美個性溫和，但工作只做自己擅長與喜歡的。平時工作事項繁雜，常常出錯或顛倒了順序。而新來的小林雖然很有想法，但因為沒人指導，常常計畫寫得非常詳細，但卻沒有一個工作執行完畢，以至於來了將近半年，仍然沒有什麼特殊的表現，這些狀況，讓剛成為課長的小陳，感到非常的頭大。
不管你是內部晉升、是外部空降，或者是擔任專案主管，當你以主管身份面對部門同仁或專案成員時，你可能不見得會立即得到熱烈的歡迎。
大家初次見面，組織成員內心可能有各式各樣的ｏｓ：「為什麼是這個傢伙擔任我們的主管」、「他什麼來頭的？」、「他有很厲害嗎？」…這個時候的組織氛圍就像是一群人剛開始進入一個空間，彼此抱著「參觀」的心態來到這裡，因此工作團隊會呈現以下的樣貌：
- 觀望與試探
- 不了解狀況，不認識彼此
- 不清楚自己的功能與角色
- 溝通時持保留的態度
- 對於目標沒有共識
- 信任尚未形成
- 只能產出隨機的績效
新上任主管團隊建立初期的3個關鍵領導作為
新任主管在這個團隊建立初期的領導作為，應該要遵循以下三個步驟：「作、夥、動」
- 作：瞭解工作的執掌、內容以及目標
- 夥：瞭解夥伴的性格、能力以及對工作的期望
- 動：展開工作的規劃以及後續的任務行動
因此，在小陳案例當中，小陳的作為可以如下：
作：瞭解工作的執掌、內容以及目標
- 請示黃經理，瞭解黃經理對自己晉升的期望，並請教黃經理關於管理上特別需要注意的事項，以及跨部門應對的技巧。接著請教黃經理有關部門內部人員個別的狀況，以及分享管理心得。
- 閱讀工作相關資料與檔案，包含部門工作職掌、工作目標，過去工作或專案的處理流程與方式，以及近期正在進行的工作進度等。對本職工作與角色有進一步的了解。
夥：瞭解夥伴的性格、能力以及對工作的期望
- 個別訪談部門同仁，分別訪談小林、小美，瞭解目前工作、適應狀況，以及對未來工作的期許；接著拜訪老李，請教單位工作的流程，以及工作處理的步驟與應注意事項；最後拜訪老張，請教其分享工作的觀點、對管理的想法與期待，以及對於內部同仁的觀察與相處心得。
動：展開工作的規劃以及後續的任務行動
- 根據工作的職掌、目標，以及同仁能力進行初步部門目標設定，工作計畫展開，以及工作任務的分派。
- 最後彙總自己對工作、管理，以及未來部門管理的期望，在部門會議中向主管與所有同仁宣布。
小陳新任主管可能有許多不清楚、不熟悉的地方，因此先從請教黃經理，以及自己閱讀工作相關資料與檔案，外加與單位資深同仁老李、老張請教工作流程與做事方法，待未來能夠掌握所有工作流程與方法之後，再進一步提出自己改善的見解，才是新任主管穩紮穩打的求生之道。
設定自己的學習目標
新任主管縱然過去有十八般武藝，也或許過去就是企業內部優秀的執行者，但是對於現有管理的工作，仍需要有一段學習與摸索的時間。
通常在企業裡，我們會給新進的「同仁」三個月的「適應期」，也就是在這三個月的過程中，讓新進同仁從無到有的逐步學習與練習，從生手到熟手，而最後能夠正式上線執行工作。這如同新兵訓練一樣，在沒有教育過作戰知識、兵器操演，以及體能鍛鍊前，貿然上陣是容易有慘重傷亡的。
而主管培訓，就是高一層次的「軍官訓練」，不僅是要知道「戰技」的操作，也就是如何打仗；更要學習「戰術」的運用，也就是如何人員調度，以及各種狀況的因應。不過主管適應期相對時間就比較短，大約在一個月左右，新任主管對於工作，以及所需要應對的人，就必須要有基本的了解，然後就要開始進行工作的規劃與管理。因此如何有效地在一個月內完成自我學習，就變得很重要。新任主管可以透過以下的方式來進行學習目標的設定：
- 列出所有要學習的項目
包含我們前面提到的工作職掌、工作目標、工作流程、企業文化與組織潛規則、工作關係人與影響力、關係人的特質等。 - 安排一個月的學習計畫
比方說第一週要了解工作職掌與工作關係人及影響力分析；第二週要了解工作目標與企業文化與組織潛規則；第三週要瞭解工作流程與關係人影響力與特質；最後一週針對前三週所觀察、訪談、學習的過程，進行資料的彙總、整理，並提出自己未來管理規劃的想法與見解。
學習目標的設定，是為了讓新任主管有效率的對工作內容、關係人的瞭解，並且能夠從自我驗收的過程中確認自己學習的程度，並且能夠針對所觀察、聽聞的現有狀況做一整理。新任主管最重要的就是在最後一週，能夠針對第一個月的觀察學習，提出自己的心得、感受，以及對未來管理作為的計畫，並且向上呈報。而透過這樣的過程，也可以讓高階主管可以瞭解新任主管的眼界、企圖心，以及未來的管理潛力是否為企業所需要的。
我自己在過去企業歷練的過程中，也很感謝有這些管理計畫的報告，如「新進人員輔導計畫」、「教育訓練學分制」、「工作說明書盤點計畫」，以及「職能導向的績效管理制度」等，而讓我在管理專案的歷練中有更多的成長機會。
準備進入管理週期：期初、期中、期末
在正式進入管理工作前，我們要了解什麼是管理週期，管理週期，就是企業與組織每個年度在不同時間點會進行的重要管理工作，依照時間區分期初、期中，與期末。
期初：設定目標與工作計畫展開
大約是年底1２月到隔年初2月，這個時候企業都在做年度結算，以及隔年預算，因此高階必須訂定未來企業發展走向與策略，中階主管要承接高階策略制定部門目標，基層要針對部門標設定單位執行目標與計畫。
期中：工作執行與調整
這段時間是企業工作執行黃金時間，大約從3月到年底11月．各部門依照年度計畫進行工作執行，中間遇到偏離目標的狀況時，會進行問題分析與工作改善，跨部門針對問題會進行溝通與協調，若所屬同仁因為知識技能不能符合工作專業需求，主管就必須進行工作指導與輔導，而這過程當中，也都是一個團隊領導的過程。
期末：績效考核與發展
一般來說，有的企業會分兩次考核的機會，一個是年度中也就是上半年結束時，以及年度末也就是下半年結束時。考核是針對同仁與部門的執行成果比對年初的目標設定達成與否給予評核，這就像考駕照，而主管的任務就是要針對所屬同仁的表現進行公正、客觀的評核，不管是透過日常訪談、教導紀錄，或者年終面談，來確認同仁的績效表現，以及未來可精進的方向。
更重要的是針對同仁未來的發展性，給予培育的計畫。讓優秀的人才未來在工作上能有更上一層的表現機會。
延伸閱讀：新任主管必學：4個心態打造卓越領導者！
在本文我們談到了：
- 團隊領導作夥動
新官上任所面臨的情境，就是同仁抱著「參觀」的心態，信任尚未建立完成，因此主管要先了解工作職掌、暸解夥伴的性格與狀態，最後才知道如何展開互動與行動。 - 設定自己的學習目標
是為了讓新任主管有效率的對工作內容、關係人的瞭解，並且能夠從自我驗收的過程中確認自己學習的程度，並且能夠針對所觀察、聽聞的現有狀況做一整理。 - 準備進入管理週期
管理週期，就是企業與組織每個年度在不同時間點會進行的重要管理工作，依照時間區分期初設定目標與工作計畫展開、期中工作執行與調整，以及期末績效考核與發展。
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張力仁 顧問
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